Fernando Thompson

Google Apps, Amazon y Office 365, son un conjunto de suscripciones en cómputo en la nube con servicios de almacenamiento, virtualización y herramientas de productividad ofrecidos a través de internet y alojándose en sus centros de datos tanto Google como Microsoft.

Las Business Productivity Online Suite (BPOS) son hoy la mejor opción para grandes corporativos, agencias de gobierno, pequeñas y medianas empresas, así como instituciones de educación.

Tras una ardua evaluación opte por Office 365 por varias razones relacionadas con el servicio de correo electrónico, aplicaciones de productividad que saldrían y la integración con dispositivos móviles entre otras funciones, por ejemplo: SharePoint Online y
Lync Online.

En concreto Office 365 ofrece servicios multiusuario: varios clientes compartimos servidores y otros recursos como almacenamiento, red y seguridad.
Office 365 fue y considero que es la mejor alternativa al alojamiento de aplicaciones, si cuentas con sistemas basados en Microsoft, actualmente en la UDLAP tenemos una combinación con sistemas en nuestro propio centro de cómputo virtualizado con HyperV o como en este caso lo explicaré, servicios con un tercero  como Blackboard, Adobe y Microsoft entre otros.
Uno de los primeros beneficios que se obtuvo fue el ahorro de costos, otro beneficio es la actualización inmediata de las todas las herramientas.
El ahorro de costos del personal pueden ser significativos ya que el personal dedicado a la implementación y administración de los servicios de hospedaje que se incluyen con Office 365, así como la gestión de parches de todo el software ya están incluidos.

El ahorro de costos de hardware es realmente considerable, la adquisición, gestión  y depreciación de los activos de hardware ya no son necesarios cuando se utiliza Office 365. Todo el software de servidor se ejecuta en los propios centros de datos de Microsoft es decir en su hardware. Además del hardware, los costos de energía, calefacción / ventilación / aire acondicionado (HVAC) y otros centros de datos de alojamiento y servicios de gestión se reducen o se eliminan de manera significativa.

El ahorro de costos de licencias de suscripciones mensuales en lugar de la compra de licencias por adelantado pueden hacer que el proceso de concesión de licencias de Office 365 mucho más previsible para algunas organizaciones.
Otros beneficios encontrados es la conectividad desde literalmente cualquier lugar, siempre y cuando tenga acceso a Internet esto es un beneficio significativo páralos estudiantes, profesores y empleados que necesitan acceso al correo electrónico o aplicaciones de colaboración (Word, Excel, Power Point, Share Point y Lync) mientras este desconectados de la red institucional. Office 365 ofrece a mis usuarios el acceso si se puede conectar a Internet. SharePoint Online, en particular, permite el acceso a contenido de SharePoint para móviles y los trabajadores fuera de las instalaciones, así como los socios externos que pueden participar en las actividades empresariales sin necesidad de conexión adicional a la red institucional.

Las versiones más recientes de software a menudo traen características nuevas o mejores, Office 365se ha actualizado a las nuevas versiones de software, y probado rigurosamente  por Microsoft. Las organizaciones pueden dejar de configuración, pruebas y resolución de problemas para los expertos de Microsoft.

Adquisiciones, fusiones y desinversiones se puede simplificar con un servicio de suscripción en lugar de la infraestructura en las instalaciones, ya que las organizaciones tienen la capacidad de escalar hacia arriba, o hacia abajo, muy rápidamente. Además, la información corporativa de las compañías adquiridas se mantiene separados hasta que sea vetado por compatibilidad, el cumplimiento, o los requisitos legales.

El tiempo de inactividad, los riesgos de seguridad, y otras limitaciones: Al igual que con BPOS, las limitaciones más importantes de Office 365 preocupación potencial disponibilidad y seguridad, pero hay otras limitaciones, tales como las funciones disponibles y los costos de la migración.

BPOS sufrió varios cortes en el año pasado, algunos de ellos muy importantes. Microsoft rediseñado Office 365 con servicios alojados de una manera con alta disponibilidad, confiabilidad y escalabilidad.
Entre los mitos de perdida de seguridad y privacidad están las más comunes preocupaciones sobre la disponibilidad de servicios y los derechos de información es un hecho que ahora es del dominio común tras la descubierta de Edward Snowden que NSA espía toda la información de sistemas, correos y telecomunicaciones.

Pero la realidad es que desde siempre tanto Google como Microsoft han declarado que se debe cumplir con la ley federal de los EE.UU., y como resultado, no podía garantizar que los datos alojados en la Unión Europea no saldrían del Espacio Económico Europeo si se solicita en virtud de la Ley Patriota de EE.UU.

Eso si la complejidad de la migración es significativa y hay que contemplar tiempos, costos y resistencia al cambio. Deben ser tenidos en cuenta al evaluar una migración a Office 365 o cualquier servicio en la nube. En línea general, será el mayor esfuerzo de migración, dependiendo del tamaño de la organización y los de software y herramientas de gestión de correo electrónico actuales en su lugar. Herramientas y asistencia para la migración de algunas herramientas están disponibles en este momento para ayudar con cualquier migración a SharePoint Online o Lync Online

Se requiere conexión a Internet fiable ya que todos los servicios están alojados fuera del establecimiento. Los usuarios con versiones de escritorio de Microsoft Office pueden trabajar fuera de línea, según sea necesario, pero no serán capaces de consumir cualquiera de los servicios de Office 365 hasta que vuelve a conectar a Internet.

En comparación con BPOS, Office 365 también tiene una limitación adicional: los requisitos de aplicación de cliente superior. Office 365 sólo es compatible con Office 2007 u Office 2010 en Windows y Office 2011 u Office 2008 para Mac, y no funciona con Internet Explorer 6. Mientras que algunas de Office 365 planes de entregarlas licencias de Office 2010, el costo de la actualización de los escritorios de una organización para que el software podría ser significativo.

Office 365 ofrece un reto competitivo para Google Apps y Amazon:

• Además del proceso de transición, los clientes tendrán que completar otras tareas en preparación.
• Amazon no tiene soporte en América Latina.
• Implementar Active Directory Federation Services 2.0 si la planificación de inicio de sesión único con Office 365
• Implementar soportados los clientes de Office (2007) o posterior)
• Volver a capacitar a los usuarios para las nuevas aplicaciones de Office de escritorio, aplicaciones web y servicios de Office 365
• Volver a capacitar a los usuarios de Live Meeting en Lync

Office 365 requiere por lo menos Internet Explorer7, Mozilla Firefox 3.0, o Apple Safari3.0.

Exchange Online ofrece core de correo electrónico de Exchange Server, los contactos, las tareas y funciones de calendario, virus y filtrado de spam de copia de seguridad periódica de datos o la replicación para proporcionar datos de restauración / recuperación en caso de fallo

La migración de las implementaciones de Exchange local a mediano y gran tamaño a Exchange Online puede ser complejo, costoso y consume mucho tiempo, con grandes migraciones que toman muchos meses en completarse. Microsoft ha documentado muchos de los pasos necesarios para una migración exitosa y promete socios que le ayuden con las grandes migraciones.

Sistemas de correo electrónico son difíciles de migrar por varias razones

La migración puede llevarse a cabo utilizando ya sea un corte y cambio o la estrategia de la coexistencia. Una estrategia de corte y cambio se utiliza para migrar todos los usuarios de en las instalaciones u otros sistemas alojados a Exchange Online en un solo paso. Esto podría hacerse mediante la herramienta de migración basada en la Web que ofrece Microsoft.

Esta estrategia sólo es factible para las implementaciones de 1,000 o menos usuarios.

Una estrategia de convivencia en el que algunos usuarios permanecen en el antiguo desarrollo y algunos se mueven a Exchange Online se puede utilizar para los despliegues más grandes. Durante la convivencia, una organización pueden migrar los usuarios a través del tiempo enlosa subconjuntos de tamaño apropiado.

Para utilizar el cliente OWA o el Panel de control de Exchange con Exchange Online, Internet Explorer 7 Mozilla Firefox 3.0 Apple Safari 3.0 o Google Chrome 3 o versiones posteriores de estos navegadores son obligatorios.

Exchange Online ofrece un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con un objetivo de punto de recuperación de 12 horas, donde una copia de menos de 12 horas de vida de todos los datos están siempre disponibles, y un objetivo de tiempo de recuperación de 24 horas lo que resulta en menos de 24 horas de tiempo de inactividad en el caso de un desastre incapacitar al centro de datos principal. El SLA también promete un 99,9% de disponibilidad

SharePoint Online es un servicio alojado por Microsoft para compartir la colaboración de documentos basados en Web, y otras funciones de SharePoint, y la versión actualizada se basa en SharePoint2010, SharePoint Online requiere mucho menos mantenimiento que la instalación y el software de SharePoint en las instalaciones

SharePoint Online es menos capaz que el software on-premises para algunas funciones de SharePoint, como la inteligencia empresarial.

SharePoint 2010 es la plataforma en las instalaciones de Microsoft para sitios de colaboración de equipo, sitios Web de portal corporativo, aplicaciones de negocios, y la inteligencia empresarial.

El ahorro de costes de personal pueden ser significativos ya que el personal dedicado a la implementación y la administración de SharePoint Online y Office 365, así como la gestión de parches de Windows puede ser menos onerosa que la gestión de correo locales instancias

De nuevo, el ahorro de costos de hardware pueden ser considerables debido adquisición., La gestión, y la depreciación delos activos de hardware ya no son necesarios cuando se utiliza SharePoint Online, ya que todo el software de servidor se ejecuta en el propio centro de datos de Microsoft en su hardware.

Lync ofrece la mensajería instantánea (IM), presencia y conferencia web

Lync en línea nos permite a los usuarios compartir el estado de presencia (por ejemplo, en línea, ocupado o ausente) con los contactos seleccionados, desde la computadora, tableta Surface o nuestros Nokia Lumia.

Lync permite en línea Conferencias Web, sesiones de comunicaciones que típicamente
incluir una presentación de PowerPoint sincronizada y otras formas de comunicación, tales como audio. Conferencias de Lync en línea pueden incluir cualquiera de las siguientes características:

• Intercambio de PowerPoint, fuera un presentador ejecuta una presentación sincronizada para los participantes
  • Uso compartido de aplicaciones en las que los usuarios ver e interactuar con una ventana de aplicaciones o el escritorio en el PC del presentador
  • El audio enviado desde el micrófono del presentador PC a las PCs de los participantes sobre el vídeo en Internet enviado desde la webcam de un presentador de los PCs de los participantes a través de Internet.

Las mejoras en la actualización incluyen:

• Registro de IM central y archivo para fines de cumplimiento
  • Llamadas de voz a los teléfonos en la red telefónica pública y de intercambio de correo de voz a través de servicios complementarios ofrecidos por los operadores asociados
  • Los clientes móviles para diversas plataformas (como Android, Apple iOS y Windows pone 8) que la presencia oficial, mensajería instantánea y control de llamadas, similar al cliente de Communicator Mobile ya disponible para Windows Mobile y otras plataformas de dispositivos
  • Una mejor aplicación web que permite la presencia y mensajería instantánea fuera de conferencias, así como la programación de las conferencias.
  • Grabación de conferencias
  • Apoyo al Communicator para Mac 2011