7 pasos para solucionar problemas para tomar decisiones Y 10 pasos para la dirección de un proyecto

26 de agosto de 2011

Los 7 pasos para solución de problemas y toma de decisiones:

1.- Identificar y definir el problema.

2.- Determinar el conjunto de soluciones alternativas.
3.- Determinar el criterio que se utilizara para evaluar alternativas.
4.- Evaluar alternativas.
5.- Elegir una alternativa.
6.- Implantar la alternativa seleccionada.
7.- Evaluar los resultados para determinar si se ha obtenido una solución satisfactoria.

Los 10 pasos para la dirección de un proyecto:

1.- La reunión de Kickoff (el inicio de un proyecto):

Es donde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta u un equipo consolidado.
Es nuestra última oportunidad, antes de empezar la vorágine, de la ejecución, de replantear aspectos del proyecto.
Es donde el director del proyecto se confirma como líder y conocedor de los objetivos, estrategia y plan del proyecto.
Es dónde se comparte con el cliente los riesgos inherentes al proyecto y se pactan acciones conjuntas de contingencia
Es donde por primera vez equipo de cliente y el nuestro se ponen a trabajar y deciden los primeros pasos.

2. El plan:

No hay nada que mine tanto nuestra imagen ante un cliente que no ser capaces de cumplir un hito que nosotros mismos hemos marcado.
Debemos ser flexibles y re planificar cuando las condiciones cambien, pero una vez fijamos el plan, RIGOR, RIGOR, RIGOR.

3. Resultados en seguida Prototipos Quick Hits!

La ley de Pareto dice que “el 20% de sus actividades va a producir el 80% de sus resultados
Identifica lo antes posible, cuáles son esas actividades.
Prototipos como herramienta de diseño.
Divide, haz trozos, atomiza.
Evolución por beta continua: Pensar, diseñar, ejecutar, Re-pensar, diseñar, ejecutar, Re-pensar, diseñar, ejecutar…..
Realimenta constantemente. No pierdas de vista el mundo real.
Sé capaz de volver a empezar.
No pierdas de vista aquello que es esencial.
No pierdas de vista a los usuarios.

4. El Equipo del Proyecto y los “amigos” del Proyecto

El equipo del Proyecto
Ø Trabajamos con recursos limitados
Ø Los proyectos se dimensionan rozando mínimos
Ø Gestionemos óptimamente el equipo del proyecto, pero administremos también la red de contactos que nos pueden ayudar, enseñar, dar soporte puntual.
Ø Montemos redes alrededor del proyecto
Ø Estamos en tiempos de guerra: Busquemos aliados.

5. Celebra cada Éxito celebra también los Fracasos

Ø Celebrad cada Éxito, por pequeño que sea
Ø La satisfacción colectiva tiene una fuerza increíble
Ø Ir a tomar un café, una cerveza.
Ø Invitar al personal.
Ø Publicarlo en un portal, sonreír por los pasillos
Ø Celebrar también los fracasos…. Sin son brillantes, si son excelentes si nos han ayudado
Ø “Los INTENTOS rápidos engendran FRACASOS rápidos, que a su vez producen CORRECCIONES rápidas, que por supuesto dan lugar a ÉXITOS rápidos”
Ø Celebrar esos fracasos rápidos, Lo único que hay que penalizar es la inactividad

6. Gestión de Riesgos

Ø Un fuego no aparece de un día para otro
Ø Anticiparse al problema: Generalmente ya lo sabíamos
Ø Solo hay tres tipos de riesgos que valga la pena controlar: Financieros, Técnicos y de Calendario
Ø … Y aunque no lo encuentres en ningún manual… los emocionales. Los proyectos son personales.

7. Enamorarse de los usuarios

Ø Un proyecto se concibe para satisfacer una necesidad, un problema, un sueño
Ø Más allá del cliente como ente abstracto y más allá del que compra y negocia con nosotros, están aquellos para los que está pensando el producto, servicio.
Ø Pensar obsesivamente en ellos durante todo el proyecto
Ø Conocerlos, ir a tomar un café con ellos, preguntarles. Ningún catalogo de requerimientos, ningún documento de especificaciones, ningún pliego nos los explicará mejor.

8. Comunicar, Comunicar, Comunicar.

Ø Al cliente, al equipo, a la organización
Ø Comunicar no es hacer un Status Report, ni reparar la reunión de seguimiento de siempre, ni perder horas sentados con el equipo

Con el Cliente:

Ø Pensemos qué necesita saber en cada momento
Ø Pensemos qué queremos que sepa para que nos puedan ayudar
Ø Pensemos que necesitan transmitir ellos dentro de su propia organización

Con el Equipo:

Ø Toda la información del proyecto al alcance de todo el equipo, siempre y fácil
Ø Reuniones rápidas diarias, de 15 minutos: Que ha pasado en las últimas 24 horas. Que va a pasar hoy.

9. Y algo más..

Ø Convertir el Objetivo en una Misión
Ø Convertir el Equipo en una Familia
Ø Convertir el Proyecto en una Historia

10. Darle las gracias al equipo que lo hizo y el reconocimiento, darle las gracias al cliente por confiar en ti.